Dag SKB!
Op woensdag 27 september logde ik voor de laatste keer in op mijn SKB-account (Streekziekenhuis Koningin Beatrix in Winterswijk). De afgelopen vier maanden verzorgde ik de communicatie over een nieuwe versie van het Elektronisch Patiëntendossier (EPD). Daarnaast hielp ik mee op de afdeling als ik tijd over had. De collega’s van Communicatie ontvingen me met open armen en ik voelde me zeer welkom. Ik kijk terug op een zeer geslaagde eerste interimklus na mijn zwangerschapsverlof.
Met de nieuwe versie van het EPD krijgt het SKB meer digitale mogelijkheden en de patiënten kunnen meer zaken zelf regelen. Maar voordat dit zover was, moest er van alles ingericht worden in de systemen van het ziekenhuis. Tijdens deze voorbereiding zorgde ik ervoor dat collega’s op de hoogte waren van het proces en wat er van ze verwacht werd. Het nieuwe EPD lijkt wel op de oude versie, maar er zijn toch echt wat verschillen die je onder de knie moet krijgen. Daarom werden er opleidingen aangeboden over de verschillen tussen beide versies en over het werken met het nieuwe EPD. De communicatie daarover, en over ander zaken die te maken hadden met de livegang, mocht ik verzorgen.
Veel visuele middelen
Ik houd van schrijven, dat is ‘zeg maar echt mijn ding’. Toch was het bij de communicatie over het nieuwe EPD handiger om veel zaken visueel te maken. Er moest een tijdlijn komen om de dag van livegang in beeld te brengen, en ook voor het officiële aftelmoment maakte ik de beelden. Daarnaast liggen er vanaf 1 september kaartjes op de poli-balies met een korte uitleg over het nieuwe MijnSKB. Hier loggen de patiënten in om afspraken te bekijken, folders te lezen en vragen te stellen. Ook kunnen ze hier uitslagen bekijken van onderzoeken die zijn gedaan. Voor de collega’s die deze balies bemannen, maakte ik een checklist. Hiermee kunnen ze snel navragen bij de patiënten of ze toestemming geven voor bepaalde dingen, en of ze digitaal op de hoogte willen blijven van zaken rondom hun ziekenhuisbezoek.
En dan… de livegang!
Nadat iedereen op de hoogte was van de planning en de bijbehorende voorbereiding, en nadat alle seinen op groen stonden, kon het systeem aan worden gezet. Dat gebeurde op vrijdag 1 september. Ik hoorde van collega’s dat het redelijk vlekkeloos verliep en dat er geen grote verstoringen waren. De zorg in het ziekenhuis kon doorgaan zoals het hoorde. En nu denk je vast: “Hoezo, ‘ik hoorde van collega’s’, was je er niet bij dan?” Nou, nee. Ik had uitgerekend rondom de livegang twee weken vrij. Lekker gepland, Van der Zee… Natuurlijk was ik gewoon bereikbaar als er echt iets aan de hand was, maar dit bleek niet nodig te zijn.
Nazorg
Nadat het nieuwe EPD in gebruik was genomen, bleef ik nog tot het einde van de maand voor een soort ‘nazorg’. Tijdens de eerste twee weken na livegang werden er dagelijkse nieuwsbrieven gemaakt over veelgestelde vragen, meldingen die vaak binnen kwamen en handige tips over het gebruik van het nieuwe systeem. Ik plaatste deze nieuwsbrieven op intranet, en ik maakte na deze twee weken ook een alfabetisch overzicht van de onderwerpen in alle nieuwsbrieven. Dat leek ons wat makkelijker voor de collega’s dan 14 afzonderlijke documenten openen om te zoeken naar het onderwerp waar ze iets over wilden weten. Ook na mijn tijd bij het SKB valt er nog genoeg te communiceren over het nieuwe systeem en de werking ervan. Deze werkzaamheden heb ik overgedragen aan één van de communicatiecollega’s.
En nu? Meteen weer door?
Ik heb op dit moment nog geen nieuwe interimopdracht, en dat is eigenlijk best leuk! Ik pak verschillende tekstklussen op die binnenkomen. Zo heb ik al een paar aanbestedingen mogen schrijven/redigeren en ik lees veel teksten na van collega’s. Dit 4-ogen principe gebruiken we graag, twee mensen zien nou eenmaal meer dan één. Ook mag ik meeschrijven aan het seizoensverslag van de Schouwburg in Lochem en ik ben natuurlijk al weer volop bezig met interviews voor de komende editie van Hallo Holten. Je hoeft dus niet bang te zijn dat ik me verveel, integendeel!
